Как правило, перед началом кадрового аудита обозначаются его цели и задачи (например, определить, в каком состоянии находится кадровая документация организации), назначаются лица, проводящие данную проверку, устанавливаются сроки. При этом важно помнить, что работники, которые ведут кадровую документацию в организации, не могут проводить аудит. Оценка должна быть независимой, для этого привлекаются работники других подразделений организации (бухгалтерии, юридического отдела и др.) либо сторонние специалисты, по договору оказания услуг.В ходе аудита проверяется наличие в организации обязательных кадровых документов, локально-нормативных актов, соответствие их требованиям действующего законодательства.
Например, к обязательным документам относятся трудовые договоры, приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, об отпусках, командировках), график отпусков, табель учета рабочего времени, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персональных данных, об оплате труда, инструкции и журналы по охране труда и пр.
После проверки наличия обязательных документов необходимо удостовериться, что они правильно оформлены и соответствуют требованиям действующего законодательства, что особенно важно в современных условиях, когда в трудовой кодекс регулярно вносятся изменения и каждый месяц издаются новые законы, касающиеся трудового права.
Кадровый аудит можно проводить в виде полной, сплошной проверки, то есть проверять все документы, касающиеся каждого работника. Однако это может занять слишком много времени и других ресурсов. Если организация не может позволить себе проверить всё и сразу, то целесообразно остановиться на выборочной проверке.
Кроме документов, касающихся организации в целом, таких как штатное расписание и график отпусков, в выборку рекомендуется включить различные виды трудовых договоров, например, с иностранными работниками, с работниками, имеющими сменный график, разъездной характер работы, работающими неполный день или с совместителями, так как именно в них наиболее часто выявляются нарушения.
Напомним, что за отсутствие обязательных кадровых документов работодатель может быть привлечен к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Ответственность по этой статье включает наложение административного штрафа на юридических лиц в сумме от 30 000 до 50 000 рублей.
Если в ходе проверки ГИТ выяснится, что работодатель не оформил трудовой договор с работником или оформил его ненадлежащим образом, ему грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (на юридических лиц - от 50 000 до 100 000 рублей). Однако в отдельных случаях, например, если организация незаконно привлекла к работе иностранного гражданина, штрафы могут достигать одного миллиона рублей. Следует отметить, что штрафы не являются единственным способом привлечь к административной ответственности недобросовестных работодателей. Деятельность организации может быть приостановлена на срок до 90 суток или ответственные лица могут понести уголовную ответственность, например, за невыплату заработной платы.
О плановых проверках ГИТ работодатели узнают заблаговременно, и у них обычно есть несколько месяцев, чтобы подготовиться и привести дела в порядок. Но вот внеплановые проверки могут проводиться в том числе по жалобе работника, то есть предсказать их невозможно. Например, сообщение о задержке зарплаты в трудовую инспекцию может быть основанием для внеплановой проверки.
Поэтому о своих ошибках в ведении кадрового делопроизводства лучше знать заранее, чтобы у организации было время для их исправления.
По итогам проведенного кадрового аудита составляется отчет, в котором отображаются нарушения, выявленные в ходе независимой проверки, а также указываются риски, возникающие вследствие этих нарушений. Также формируются рекомендации по разработке и восстановлению недостающих документов, по исправлению и доработке выполненных с нарушениями или устаревших форм. Общим итогом кадрового аудита может стать оптимизация кадрового документооборота в целом, повышение эффективности работы кадровой службы организации.
Многие организации проводят кадровый аудит на регулярной основе, он становится особенно актуальным перед плановой проверкой ГИТ, при смене руководства организации или при передаче дел новым сотрудникам отдела кадров.
Если Вы решили провести кадровый аудит, обращайтесь к нам! Наши специалисты готовы выступить как независимые эксперты и оценить текущее состояние кадровой документации в Вашей организации, дать рекомендации по устранению ошибок в кадровом документообороте. Также мы можем реализовать проект по организации и восстановлению кадрового делопроизводства в Вашей компании.
Свяжитесь с нами по телефону +7 (383) 312-00-22 или отправьте сообщение на адрес 121@vigyana.ru.